Tænk sprogligt – også i emails

Når man taler med folk – enten direkte eller i telefonen – så har samtalen i langt de fleste tilfælde ikke nogen lang ‘levetid’. Når man lægger røret på, er det kun hovedtrækkene der er tilbage, de enkelte ord og formuleringer fortaber sig i tågerne.
Helt anderledes er det med skriftlig kommunikation som breve, email eller sms. Her bliver informationen gemt, ord for ord, og kan hives frem i sin fulde ordlyd uanset om det var meningen eller ej.
Derfor er det vigtigt at tænke sig om, når man kommunikerer professionelt på skrift.

Skriftlig kommunikation bliver gemt, arkiveret og hevet frem igen, hvis lejligheden byder sig. Derfor er de fleste mennesker mere opmærksomme på deres sproglige kommunikation når de skriver breve eller annoncere i trykte medier eller på internet.

Men den samme omhyggelig burde faktisk overføres til både emails og sms – i hvert fald når vi snakker om kommunikation med professionelt indhold. Altså når det drejer sig om arbejdsrelateret kommunikation.

Som iværksætter er det ikke usædvanligt at man knytter nære personlige kontakter til både kunder og leverandører. Det styrker forholdet og giver ofte bedre muligheder for at gøre gode handler, så det er ikke de personlige relationer, man skal undgå.

Men lad os tage en tænkt situation ikke så langt fra en virkelig situation:

Du sender en mail til en leverandør og starter den med

“Hva’ så, din gamle heks!”

Det er der ikke noget usædvanligt i, for sådan er tonen nu engang mellem dig og din kontaktperson. Der er tidligere føget ‘højrøvede sexforbryder’ og ‘langfingrede letmatros’ over bordet i jeres korrespondance, uden at der af den grund har været problemer med den gensidige respekt.
Nu er din kontaktperson imidlertid blevet fyret på grund samarbejdsproblemer med ledelsen og de vil ikke længe sælge dig vare til den pris, du tidligere har lavet en mundlig aftale på. Da den mundtlige aftale er lige så bindende som en skriftlig, bestemmer du dig for at tage turen hele vejen med en retssag.

Og der står du så i retten og hører din email blive læst op i sin fulde ordlyd og uden at tilhørerne har fået noget forkendskab til jeres måde at tiltale hinanden på.

“Hva’ så, din gamle heks!”

Det er ikke svært at forstille sig at man herefter kommer til at arbejde sig op ad bakke for at få overbevist dommeren om, at man har en god sag…

Så hold den friske og hurtige kommunikation i telefonen, og vær lidt mere professionnel i din mail – skriv ikke noget, du ikke vil kunne møde igen i en retssal!